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| クラウドＨＡＣＫＳ！ ―同期と共有でラクチン・ノマドワークスタイル | |
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小山龍介
東洋経済新報社 2010-12-03 |
【お題】
外回りが多く、業務多忙になりがちな営業が残業時間を減らすにはどうすればいいか？
ポイント1.PCデータをクラウドに引っ越しする
外回り営業にとって残業につながりやすいのが、社内に戻らないとできない作業です。逆に言えば、こういった作業をいかに場所を選ばずできるようにするかが、残業を減らすコツなのです。そのためにもまず、PC内のデータをクラウドに引越ししてしまいましょう。そうすれば、「少し時間が空いたけど、作りかけの提案書が社内のPCに入っていて、ここでは開くことができない」といったムダが減り、帰社後の業務をあらかじめ消化しておくことができます。
オススメはDropboxで、これを使えばデスクトップPCやノートPC、スマートフォン等、複数端末を同期しながら使えます。全てのデータをクラウド上に置くことに抵抗がある人は、作成中のフォルダだけでも同期しておくといいでしょう。
ポイント2.ノートPCを買う
社外で効率よく作業をこなすためにも、使いやすいノートPCを用意しましょう。本書ではiPhone＋Bluetoothキーボードの組み合わせをオススメしていますが、WordやExcel、Powerpointを使って書類を作成することが多い営業にとっては、断然ノートPCのほうが効率的です。私はMacBookAirの11inchを使っています。
| Apple MacBook Air 1.4GHz Core 2 Duo/11.6″/2G/64G/802.11n/BT/Mini DisplayPort MC505J/A | |
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軽くて薄いので持ち運びに困りませんし、SSDを使って瞬間起動ができるので、ちょっとした隙間時間でも素早く立ち上げて作業に入ることができます。
Microsoft Office for Macを入れれば、会社のWindowsPCとの同期にも困りません。
| Microsoft Office for Mac Home and Student 2011 ファミリーパック | |
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ポイント3.公衆無線LANサービスを使う
外での作業に欠かせないのが、公衆無線LANサービスです。私はWiMAXを使っていますが、使い始める前と後で、残業時間が体感で１時間程減りました。最近ブログの更新頻度が上がっているのも、それが理由です。月額4400円というのがネックで躊躇していましたが、外出先でもストレスなくインターネットが使える利便性を味わうと、手放せなくなります。
ポイント4.紙はiPhoneでスキャンする
外回りをしていると、お客様から紙の資料をもらうことも多いものです。これらを紙のままで保管するのは大変です。かといってオフィスに戻ってスキャンし、PDFデータを自分のPCに移すのも一手間だと感じているならば、iPhoneでその場でスキャンしてしまいましょう。iPhoneアプリのDoc Scannerを使えば書類を斜めから撮影しても、書類の角度に合わせてまっすぐに補正してくれますし、文字のコントラストや明るさも自動調整してくれます。保存先にDropboxを選べるのも利点で、これでシームレスにノートPCにも同期することができます。
ポイント5.名刺もクラウドで管理
営業活動をしていると、名刺はどんどん増えていきます。いちいち名刺を確認しながら連絡先を探すのは、時間のムダを生んでしまいます。名刺をもらったら、iPhoneアプリのWorldCard Mobileでスキャンしてしまいましょう。OCR（文字認識）してくれるので、そのままiPhoneの連絡先に取り込むことができます。名刺画像も念のためドキュメントスキャナでPDF化し、Dropboxに入れておけば安心です。さらにAppleのMobileMeというサービスを使えば、iPhoneの連絡先をPCのアドレス帳と自動で同期してくれるので、PCでメールのやり取りをするにも便利ですね。
【考察】
ここ数カ月でMacBookAirを買い、WiMAXと契約し、仕事にDropbox等のiPhoneアプリを導入しと、かなり仕事のやり方を変えました。外回り中の隙間時間を有効に使えることで残業時間が減ったばかりか、作成できる提案書の質と量も増え、アウトプット力も高まっているのを感じます。さらに節約できた時間を自分へ投資すれば、ますます生産性は高まるはずです。仕事が忙しくてなかなか勉強時間を確保できないという方は、是非取り入れてみてください。
| クラウドＨＡＣＫＳ！ ―同期と共有でラクチン・ノマドワークスタイル | |
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小山龍介
東洋経済新報社 2010-12-03 |
