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| とにかくすぐやる人の仕事の習慣 | |
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豊田圭一さんの『とにかくすぐやる人の仕事の習慣』を読みました。
すぐやるスキルが身につけば、先延ばし癖が直り、残業時間だって減らすことができます。
私は10月に配属されて以来、営業部内で残業時間が一番少なく（先月は22時間）、定時で退社することもしばしばあります。仕事をしていないのかと思われそうですが、訪問した際の報告件数はほぼ毎月一番多いですし、同じ新人と比べても業務量に差があるようには思えません。にも関わらず20時以降も残っていることがしばしばある同期を見ていて思うのは、仕事が遅い人には3つ特徴があるなということです。
1．考えても仕方のないことで無駄に悩んで、時間だけが過ぎている
2．仕事内容を正しく理解しないまま取り組んで、二度手間、三度手間を起こしている
3．隙間時間を使っていない
考えても仕方のないことで無駄に悩んで、時間だけが過ぎている
新人のうちは業務経験がないため、当然わからないことだらけです。例えば稟議書や見積書を作成するといった作業を依頼された際にも、どの項目に何を埋めればいいのか、ある特定のパターンの場合の対処法はどうなるのかなど、わからないことはたくさん出てきます。仕事が遅い人はたいていの場合、こういった考えてもどうせわからないことについて、ウジウジと悩んで無駄に時間を浪費しています。こういうものはわかる人にさっさと質問して聞いて、次からは自分でできるようにすればそれで済むんです。
答えがない問題に対して頭を使って考えることは時に必要ですが、書き方がわからないとか、用語が分からないとかいうレベルのことを自分の頭で考えても意味がありません。
完璧を目指そうとすると、ついだらだらと続けてしまうことがあります。しかしそれでは、いつまでたってもアウトプットができないため、自分の仕事が「よいのか悪いのか」を判断できないし、何よりもちっとも前に進まないことが多いのです
わかるところまで自分の力でやったら、後は質問しながら100点に仕上げたほうがよっぽど効率がいいと思います。この方法は営業でも使えます。提案書を作成する際、最初から完璧なものを作ろうとするのではなく、まずはわかる範囲の情報で70店くらいのものを作り、それをお客様に見せてフィードバックを得ながら100点に仕上げればいいのです。この方法を使うとわからないことを教えてもらえるということと、一緒に提案書を作成することでお客様に味方になってもらえるというメリットがあります。最近はうまく相手の話を引き出す技術が注目されてますが、こういう方法も有効なのではないかと思います。
仕事内容を正しく理解しないまま取り組んで、二度手間、三度手間を起こしている
これも無駄です。「しつこいんじゃないか」「すぐに理解できない、頭の悪い奴だと思われるんじゃないか」などと質問することを躊躇することで、内容を正しく理解せずに仕事に着手し、見当違いのものを作成して作り直しになる。「わかるまで質問する」という手間を最初に惜しんだために、後になってより面倒な事態を引き起こす典型例だと思います。
自分が完全に理解するまで、何度でもわからないところを聞く
これだけで仕事は速くなります。
隙間時間を使っていない
アポの合間の時間など、ちょっとした空き時間に作業をこなすようにすれば、帰社後の残業時間はだいぶ削減できます。提案書や見積書、報告書の作成などは移動中の電車の中でも出来ます。隙間時間を使っていない人を見ていて感じるのは、これはスキル云々ではなく、残業を減らしたいと思っているか、早く帰りたいと思っているかどうかの違いなのかもしれません。時間に対する感度が鈍いのかもしれません。
本書は「すぐやる」がテーマですが、仕事を効率化するヒントもかなり豊富なので、残業時間を減らしてその分空いた時間で本を読んだり勉強したり、人と会ったりしたいという人にはオススメです。
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