問題解決ノート

ダメなパターンから抜け出すためのちいさな工夫
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【お題】
仕事がどんどん増え、ストレスや疲れがたまり、同じミスをくり返してしまう。仕事で最近ダメだと感じたときにどうすればいいか？

ポイント1.考えていることを紙に書き出す

仕事でダメなパターンに陥っていると、翌日の仕事が気になってあれこれ考えてしまい、結果的になかなか眠れずに翌日のパフォーマンスが落ちてしまうということはよくあります。そういう時は頭の中をかけめぐっているものを紙に書き出してみましょう。今思っていること、明日やらなければいけないこと、考えなくてはいけないことを手帳やノートに書いていけば、頭の中が自然と整理されます。

ポイント2.やることリストをつくる

ダメなパターンに陥っていると、とにかく目の前にあることをさばこうとしてしまいがちです。しかしそれでは本当に重要なことに時間を使うことができません。忙しい時ほど、「今日一日どう動くか？」を考える時間を作りましょう。そうすることで「やらなくてはいけない仕事」「やったほうがいいけど、今やらなくてもいい仕事」「やらなくていい仕事」が整理でき、ムダな仕事をせずにすみます。

ポイント3.自分の意見を伝える

コミュニケーション不足も、仕事がうまく回らない原因の一つです。しかしここで気をつけたいのは、自分の主張ばかりを先行させないということ。まずは相手の主張を受け入れてあげましょう。反論したいと思ってもぐっとおさえながら、共感できたり、同意できる部分はしっかりとうなずきながら聴いてあげれば、相手にも自分の話を受け入れる姿勢が作られます。その上で、自分の意見を率直に言ってみましょう。

ポイント4.余裕をもたせる

ただでさえ忙しいのに、ペースを考えずに無茶をして仕事を受け入れていると、ますますダメなパターンにはまっていきます。そういう時は「すぐやります！」と勇み足をせずに、余裕をもたせるようにしましょう。今日中に行けると思っている作業も「3日いただけますか？」と伝えておけば落ち着いて仕事ができますし、前倒しで完了すれば「早い！」なんて褒められます。安請け合いして、相手を失望させないようにしましょう。

ポイント5.早めに着手する

いつまでにやらないといけないか分かっているのに、いつも間に合わず、締切りを破ってしまうのもダメなパターンです。こういう人はたいてい、「締切りまでになんとかなれば・・・」という考えで動いています。これでは良くてぎりぎり、だんだん仕事が雑になっていきます。

こういう人はまず、締切りから逆算して「いったいどれくらいの作業が必要か？」を見積もるようにしましょう。そしてその見積に自信がなければ、経験のある人にアドバイスを貰いましょう。その上で「いつまでに手をつけなければいけないか」を明らかにすれば、余裕が出てきます。
このちょっとした手間を惜しまないことが、ダメなパターンから抜け出す第一歩です。

【考察】

内容的には若手ビジネスパーソン向けだと思います。とはいえ周りを見れば、締切りをたびたび破っている人、約束を守れない人は、ベテランでも結構いるものです。「忙しいんだよ！」というのは分かりますが、忙しい時は忙しい時なりに、どうすればうまく出来るか、工夫したいもの。そんな時のちょっとしたヒントに使える一冊です。本書はサンクチュアリ出版様よりいただきました、ありがとうございました。

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